Dokumente im Nachlass: Was aufbewahren, was vernichten

Bei jeder Nachlassräumung finden sich Ordner, manchmal drei, manchmal dreissig. Angehörige müssen entscheiden, welche Unterlagen sie aufbewahren müssen und welche sie entsorgen können.

Die Antwort hat zwei Seiten. Die eine ist rechtlich: Bestimmte Unterlagen brauchen Sie, weil Fristen und Verfahren noch laufen. Die andere ist datenschutzrechtlich: Was Sie nicht aufbewahren, muss ordentlich vernichtet werden. Ein Nachlass enthält typischerweise Gesundheitsdaten, Finanzdaten und Daten Dritter.

Kategorie 1: Sofort sichern, unbefristet aufbewahren

Diese Dokumente gehören in einen Ordner, den Sie mitnehmen:

• Testament, Ehe- und Erbverträge. Sie müssen der Behörde abgeliefert werden; behalten Sie eine Kopie.
• Erbbescheinigung, Willensvollstreckerzeugnis
• Todesurkunde (mehrere Originale)
• Familienbüchlein, Personenstandsurkunden
• Grundbuchauszüge, Kaufverträge für Liegenschaften
• Schuldbriefe und Hypothekarverträge
• Versicherungspolicen mit möglichen Ansprüchen: Leben, Unfall, Vorsorge
• AHV-Ausweis und Beitragsnachweise, Pensionskassenausweise
• Wertschriftenverzeichnisse, Depotauszüge, Sparhefte
• Verträge mit laufenden Verpflichtungen: Miete, Leasing, Darlehen, Bürgschaften
• Bürgschaftserklärungen als wichtigste und am leichtesten übersehene Kategorie

Prüfen Sie die Ordner auf Bürgschaften und Darlehensverträge, bevor Sie über die Annahme der Erbschaft entscheiden. Daraus entstehen am häufigsten Schulden, von denen niemand wusste.

Kategorie 2: Befristet aufbewahren

Steuerunterlagen bewahren Sie 10 Jahre auf: Steuererklärungen, Veranlagungsverfügungen, Belege. Nachsteuerverfahren sind noch Jahre nach der Veranlagung möglich; ohne Belege können Sie sich nicht entlasten. Zehn Jahre ab Ende der jeweiligen Steuerperiode ist die praxistaugliche Regel.

Rechnungen und Zahlungsbelege bewahren Sie 5 Jahre auf. Alltägliche Forderungen, etwa für Miete, Handwerkerarbeiten, Abonnemente oder Arztbesuche, verjähren in der Regel nach fünf Jahren. So lange sollten Sie die Zahlung belegen können.

Handwerker- und Bauunterlagen bei Liegenschaften bewahren Sie 10 Jahre auf. Gewährleistungsfristen für Bauwerke laufen bis zu zehn Jahre. Diese Unterlagen brauchen Sie, wenn bei einer geerbten Liegenschaft ein Mangel auftritt.

Belege für wertvermehrende Investitionen bewahren Sie bis zum Verkauf der Liegenschaft auf. Sie mindern die Grundstückgewinnsteuer erheblich. Dennoch werden diese Belege regelmässig entsorgt.

Unterlagen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit bewahren Sie 10 Jahre auf: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftskorrespondenz. Die Aufbewahrungspflicht geht auf die Erben über.

Kontoauszüge bewahren Sie 5 bis 10 Jahre auf, je nachdem, ob sie als Steuerbeleg dienen.

Arbeitszeugnisse, Diplome und Lohnausweise sind für die AHV-Rekonstruktion relevant. Behalten Sie sie, solange Vorsorgeansprüche offen sein könnten.

Kategorie 3: Entbehrlich, trotzdem zu vernichten

Der grösste Teil eines Papierbestands ist entbehrlich:

• Alte Werbung, Prospekte, Kataloge
• Kontoauszüge über zehn Jahre alt ohne Steuerrelevanz
• Abgelaufene Policen ohne Ansprüche
• Gebrauchsanweisungen für nicht mehr vorhandene Geräte
• Alte Krankenkassenabrechnungen ohne offene Punkte
• Korrespondenz ohne rechtliche Bedeutung

Diese Unterlagen enthalten jedoch personenbezogene Daten: Kontonummern, Diagnosen, Adressen, Unterschriften, teilweise Daten Dritter. Im Hauskehricht sind die Papiere nicht sicher, in Altpapierbündeln am Strassenrand noch weniger.

Datenschutzkonform vernichten

Seit der Revision des Datenschutzgesetzes gelten in der Schweiz strengere Anforderungen an den Umgang mit Personendaten. Für Privatpersonen im familiären Rahmen ist die Rechtslage entspannter als für Unternehmen. Gesundheitsdaten und Finanzdaten sind jedoch auch privat besonders schützenswert, und der praktische Massstab sollte derselbe sein.

Es gibt drei Wege:

1. Aktenvernichter mit Partikelschnitt (Sicherheitsstufe P-4 oder höher). Streifenschnitt genügt nicht, weil sich die Papierstreifen wieder zusammensetzen lassen. Für einen Ordner ist das machbar, für dreissig Ordner kaum.

2. Entsorger mit Vernichtungsnachweis. Das eignet sich für grössere Mengen. Die Unterlagen kommen in verschlossene Behälter und werden industriell vernichtet. Sie erhalten eine Bestätigung.

3. Über die Räumungsfirma. Den Transport zur Aktenvernichtung vereinbaren wir schriftlich. Fragen Sie ausdrücklich danach. Nicht jede Firma bietet sie an, und manche entsorgen Papier schlicht als Altpapier.

Ordner mit Bankunterlagen dürfen Sie weder ins Altpapier stellen noch ungeschreddert in den Container werfen. Auch das Verbrennen im Garten ist verboten und in Wohngebieten ohnehin unrealistisch.

Digitale Nachlässe

Neben Papierunterlagen gibt es Daten auf Geräten.

Computer, Laptops, Smartphones, Tablets, externe Festplatten und USB-Sticks enthalten oft mehr sensible Daten als jeder Ordner. Vor der Entsorgung:

• Sichern Sie die Daten, die die Erben behalten möchten, vor allem Fotos.
• Löschen Sie Datenträger oder zerstören Sie sie physisch. Formatieren reicht nicht. Bei HDDs hilft mehrfaches Überschreiben oder Zerstörung, bei SSDs die geräteeigene Löschfunktion oder Zerstörung.
• Geben Sie die Geräte zur Rücknahme ab. Elektrogeräte werden in der Schweiz über die vorgezogene Recyclinggebühr kostenlos zurückgenommen.

Schliessen Sie Online-Konten: E-Mail, soziale Netzwerke, Cloud-Speicher, Abonnemente, Online-Handel. Die meisten Anbieter haben ein Verfahren für Todesfälle und verlangen die Todesurkunde und einen Erbnachweis. Rechnen Sie mit Aufwand: Die Kontenschliessung dauert länger als die Wohnungsräumung.

Suchen Sie nach Passwortlisten, Notizbüchern mit Zugangsdaten oder einem Passwortmanager. Ohne diese ist der Zugriff auf Konten in der Regel nicht möglich. Manche Ansprüche, etwa Kryptowerte, sind dann faktisch verloren.

Praktisches Vorgehen bei der Räumung

1. Sammeln Sie vor der Räumung alle Ordner, Schachteln und losen Papiere in einem Raum. In der Wohnung verteiltes Papier wird beim Räumen übersehen.

2. Sortieren Sie grob nach den drei Kategorien oben. Rechnen Sie mit einem halben bis ganzen Tag für einen durchschnittlichen Haushalt. Zu zweit geht es schneller und ist weniger belastend.

3. Nehmen Sie Kategorie 1 und 2 in beschrifteten Kisten mit an einen Ort, wo sie zehn Jahre stehen können.

4. Lassen Sie Kategorie 3 vernichten, als Position in der Räumungsofferte oder separat.

5. Behandeln Sie Fotos und persönliche Dokumente separat. Fotoalben, Briefe und Tagebücher haben keinen Marktwert und unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. Angehörige vermissen sie jedoch am häufigsten, wenn sie weg sind. Auf Wunsch legen wir Dokumente, Briefe und Fotos, die wir finden, zur Seite und geben sie Ihnen. Sagen Sie uns vor der Räumung, welche Tagebücher oder anderen Gegenstände Ihnen persönlich wichtig sind. Wir suchen gezielt danach und legen sie separat bereit. Umfang und Übergabe vereinbaren wir vorher.

Nehmen Sie sich vor der Räumung Zeit dafür. Danach lässt sich das nicht nachholen.